Si la información y las personas son los recursos críticos
en una transformación digital, merece la pena dedicar un apartado a los
sistemas de información, que utilizando tecnologías permiten gestión eficiente
de la información. Constan de una base de datos donde se almacena la
información compartida y equipos con los que interactúan los usuarios. Una
especie de lo que es Microsoft Word a nivel de aplicación personal pero con
actividades propias de la empresa y en colaboración con otros empleados.
Estos son utilizados por un número alto de personas en la
organización, y su eficacia depende del correcto diseño, desarrollo e
implantación. Traen beneficios enormes a la organización, sobre todo la mejora
de las eficiencias, son capaces de hacer más cosas y mejor en menos tiempo.
Pero también tienen sus dificultades, son costosos, y su implantación lleva
mucho tiempo y recursos, además de tener el riesgo de fallar.
Uno de los módulos es el de “Supply chain” o cadena de
distribución. Por ejemplo, Wal-Mart o LIDL son redes de supermercados que
ofrece precios netamente más bajos que la competencia. ¿Cómo pueden ofrecer
estos precios? A través de estrategias innovadoras de distribución y la gestión
detallada de los canales. Entre ellas, centralizando el merchandizing o desintermediando
en frutas y verduras a los proveedores habituales y accediendo a los
productores directamente. Y gestionando los inventarios de forma muy precisa.
Los pallets llevan etiquetas con transmisores de radiofrecuencia RFID.
El SCM ofrece algoritmos de proceso para gestionar las
operaciones el día a día, así como herramientas para aproximaciones
innovadoras. Es sólo un módulo del más amplio ERP, el cuál ayuda a gestionar
las diversas áreas de las organizaciones.
Actividad: Preparar un informe con una sugerencia de ERP
para una compañía de 50 personas y 5 millones de ingresos anuales. Revisar SAP,
Oracle Peoplesoft, Microsoft Dynamics y otros sistemas abiertos.
¿Cuáles son las mejores aproximaciones para desarrollar un
ERP corporativo? Desde un punto de vista “jerárquico”, el ERP es una especie de
espejo de la organización y se desarrolla para cubrir las necesidades reales de
los empleados a determinado nivel. Los niveles más altos necesitan tomar
decisiones, los intermedios necesitan información operacional y los más bajos
táctica. Este punto de vista tiene riesgos en términos de consistencia y
redundancia de la información.
Desde un punto de vista “funcional”, los empleados tienen
necesidades funcionales, como recursos humanos o finanzas. Este punto de vista
tiene el problema de limitar la comunicación entre los departamentos, lo cuál
se reduce mediante un punto de vista de “proceso”.
Una integración de datos apropiada resuelve ambos problemas
de redundancia y de comunicación. Habitualmente se realiza mediante dos módulos,
el CRM (gestión de la relación con el cliente) y KM (gestión del conocimiento).
Ambos tienen el objetivo de facilitar los flujos de información.
Los ERP son modulares, y es posible instalar cada módulo
separadamente bajo demanda. Algunos de los módulos son:
·
CRM. Conjunto de herramientas que facilitan la
interacción múltiple con el cliente;
·
Business Intelligence. Facilita el tratamiento
de la información encontrando patrones, tendencias y oportunidades;
·
Content Management System. Ayuda a capturar,
organizar y dar acceso a documentos de uso compartido en las organizaciones;
·
UC – Unified communications. Permite de forma integrada email, mensajes de
texto, voz sobre IP…
·
Supply Chain. Ayuda en el movimiento de
materiales o productos desde proveedores a consumidores.
La tendencia en ERPs es la migración de lo local a la nube.
En este proceso se virtualiza la base de datos y parte del proceso de gestión,
y el usuario deja de saber dónde está almacenada su información y dónde se
ejecutan sus procesos.
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